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2 novembre 2018

Trasferte. La disciplina e i recenti chiarimenti dell'Agenzia delle Entrate

 

La trasferta è lo spostamento del lavoratore dall’originario luogo di lavoro a seguito di fatti contingenti e occasionali (Cassazione N° 1588 del 14.08.2014) che discende da un ordine aziendale, pertanto, rientrando nel potere organizzativo e direttivo del datore di lavoro, non è necessario il consenso del lavoratore. L’irrilevanza del consenso del lavoratore è infatti legata all’art. 2104 c.c. il quale dispone l’osservanza da parte del lavoratore delle disposizioni per l’esecuzione della prestazione impartite dal datore o dal collaboratore dal quale gerarchicamente dipende.

Il potere direttivo è comunque soggetto al rispetto dei limiti generali che sono la correttezza e la buona fede (art. 1175 e 1375 c.c.), la non discriminazione (art. 15 L. 300/1970), la sicurezza sul lavoro e la tutela dell’integrità psicofisica del lavoratore (art. 2087 c.c.).

Il tempo impiegato per raggiungere il luogo in cui è richiesta la prestazione di lavoro non deve sommarsi al normale orario di lavoro in quanto tale tempo non si qualifica come prestazione lavorativa tipica, salvo appunto che il tempo non venga connaturato alla prestazione lavorativa stessa (Cassazione 7 giugno 1996, N° 5323), in via generale non è considerato lavoro straordinario bensì tempo necessario agli spostamenti e viene retribuito con un’indennità detta di missione o di trasferta la quale andrà commisurata allo spostamento stesso. La Cassazione (N° 5496 del 14.03.2006) ha ritenuto che il tempo necessario allo spostamento possa rientrare come lavoro vero e proprio solo nel momento in cui lo stesso sia funzionale rispetto alla prestazione; il carattere di funzionalità si ravvisa quando il lavoratore si presenti presso la sede aziendale e di volta in volta venga destinato a missioni in diverse località.

Premettendo che il tempo casa-lavoro e lavoro-casa non è mai considerato tempo di lavoro si esemplificano due situazioni per distinguere il tempo di lavoro dal tempo di viaggio.

Evento A

Il lavoratore non conosce la destinazione, si reca al lavoro dove viene a conoscenza che dovrà andare dall’Azienda ad una specifica località:

Il lavoratore si intrattiene 30 minuti a lavoro, 2 ore le impiega in treno/macchina per arrivare alla destinazione comandata, lavora 5 ore e ritorna alla sede per recarsi poi a casa, il ritorno dura 2 ore per raggiungere la sede.

Totale 9 ore e 30 minuti di lavoro.

Evento B

Al lavoratore viene comunicato il venerdì che il prossimo lunedì dovrà recarsi, anziché alla normale sede di lavoro, presso una determinata località:

Il lavoratore  impiegherà 1 ora a raggiungere la località, presterà lavoro per 8 ore, e ritornerà a casa in 1,30 ore.

Totale 8 ore di lavoro e 2,30 ore di tempo di viaggio.  

Nell’evento A, ipotizzando che per le disposizioni contrattuali il normale orario di lavoro del lavoratore sia di 8 ore al giorno, l’ora e mezza eccedente verrà considerata ‘orario di lavoro’ in quanto, secondo il carattere funzionale il lavoratore dapprima si reca in azienda e successivamente viene inviato in missione, rientrando così l’ora e mezza nella fattispecie del lavoro straordinario e/o indennità ore di viaggio secondo le disposizioni del CCNL applicato.

Nell' evento B, invece, il tempo eccedente ed utilizzato per raggiungere la località comandata verrà considerato mero tempo di viaggio e compensato con indennità di trasferta o la specifica, qualora prevista dal CCNL di riferimento, indennità di viaggio. In generale la prassi sarà quindi costituita dalla normale retribuzione giornaliera, la retribuzione delle ore di viaggio e/o indennità di trasferta ed eventuali rimborsi spese sostenute dal lavoratore in occasione della sua prestazione lavorativa.

A tal proposito la trasferta può essere indennizzata utilizzando diverse combinazioni e ai sensi dell’art. 51, comma 5, del TUIR il rimborso non concorre a formare reddito quando la trasferta venga indennizzata entro determinati importi e quando si svolga al di fuori del comune dove ha sede l’azienda in cui è stato assunto il lavoratore (Circolare Ministero delle Finanze n° 326/1997) a prescindere dall’estensione e frazioni del comune. I rimborsi spese relativi alle mere spese di viaggio (biglietti aerei, treni, bus, metropolitana e rimborso spese chilometriche) non concorrono a formare il reddito e non necessitano di specifica autorizzazione scritta da parte del datore di lavoro, bensì è necessario che l’importo da indennizzare, qualora si tratti di rimborsi chilometrici, venga determinato in base alla percorrenza, al tipo di automezzo utilizzato e al costo chilometrico ricavabile, a seconda del tipo di autovettura, dalle tabelle ACI. Ad ogni modo, questi elementi dovranno essere conservati dal datore mezzo specifica documentazione.

L’erogazione dell’indennità di trasferta può avvenire attraverso diverse combinazioni così come disciplinato dall’art. 51, comma 5, del TUIR di seguito semplificato: 

 

 

Tipologia di indennità

 

Trattamento fiscale

 

Indennità forfettaria giornaliera SENZA rimborso spese di vitto e alloggio.

  

 

   L’indennità è esente entro euro 46,48 al giorno fuori dal comune in Italia e per euro 77,47  al giorno quando la trasferta si svolga all’estero.  

    Il datore eroga l’importo giornaliero.

 

Indennità mista giornaliera CON rimborso spese (o fornitura gratuita) di vitto o alloggio.

 

 

  L’indennità è esente entro euro 30,99 al giorno fuori dal comune in Italia e per euro 51,56 al giorno quando la trasferta si svolga all’estero.  

  Il datore, oltre a rimborsare le spese di vitto alloggio documentate, cd. piè di lista, eroga l’importo giornaliero della trasferta che per essere esente dovrà essere ridotto di un terzo.

 

Indennità mista giornaliera CON rimborso spese (o fornitura gratuita) di vitto e alloggio.

 

 

  L’indennità è esente entro euro 15,49 al giorno fuori dal comune in Italia e per euro 25,82 al  giorno quando la trasferta si svolga all’estero.  

Il datore, oltre a rimborsare le spese di vitto e alloggio documentate, cd. piè di lista, eroga l’importo giornaliero della trasferta che per essere esente dovrà  essere ridotto di due terzi.

 

Rimborso analitico/piè di lista di vitto, alloggio, trasporto e spese non documentabili.

 

 

  Le spese, anche non documentabili, sono esenti entro euro 15,49 al giorno fuori dal comune in Italia e per euro 25,85 al giorno quando la trasferta si svolga all’estero.  

Il vitto, l’alloggio, il viaggio ed il trasporto rimangono esenti e devono essere documentati.

 

Secondo la Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/1997 non è consentito all’interno di una medesima trasferta utilizzare più di un sistema.

Recentemente l’Agenzia delle Entrate, attraverso la risposta all’Interpello n. 22/E del 4 ottobre 2018, ha fornito nuove indicazioni in merito alle modalità di conservazione della documentazione a supporto delle spese di viaggio sostenute in occasione delle trasferte.

Il caso in oggetto veniva sollevato da un datore il quale aveva proceduto per il tramite di un’agenzia di viaggio all’acquisto dei trasporti per i propri dipendenti inviati in trasferta (treno, nave ed aereo) con pagamento di carta di credito virtuale e relativo addebito su conto corrente del datore. Con cadenza mensile la società emittente la carta di credito provvedeva a mettere a disposizione del datore un estratto conto digitale che riportava le singole transazioni contenenti informazioni come la data d’acquisto, nome del passeggero, prestatore del servizio, data di partenza, itinerario ecc. Al rientro dalla trasferta ciascun dipendente validava la propria nota spese includendo il viaggio prepagato e documentato dall’estratto conto stampato.  Il dubbio del datore nasceva in quanto il formato del biglietto rimaneva elettronico e che l’attestazione dello stesso potesse avvenire solo per mezzo dell’estratto conto stesso prodotto dalla società emittente la carta di credito.

L’Agenzia delle Entrate in occasione dell’Interpello affermava che le spese di trasporto quando pagate direttamente dal datore per contro dei dipendenti in trasferta e in generale per i biglietti emessi in formato elettronico possono ritenersi idoneamente documentate quando attestate da estratto conto stampato in forma cartacea e validate da nota spese sempre redatta in forma cartacea dal dipendete inviato in trasferta. I biglietti dovranno comunque essere conservati nel medesimo formato di emissione al fine di provare l’autenticità della spesa in sede di eventuali controlli da parte delle autorità preposte.

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