Circolare n. 18 del 19 Novembre 2019
GESTIONE E CONSERVAZIONE DELLE NOTE SPESE
L’Agenzia delle Entrate con le Risposte agli Interpelli n. 403 e 417 rispettivamente del 9 e del 17 ottobre 2019, ha fornito chiarimenti in tema di trasferte e gestione dell’archiviazione della relativa documentazione giustificativa.
- Cos’è una trasferta?
La trasferta è lo spostamento del lavoratore dipendente dall’originario luogo di lavoro a seguito di fatti contingenti e occasionali, derivante da un ordine aziendale che rientra nel potere organizzativo del datore di lavoro. Non è necessario il consenso del lavoratore in quanto, ex art. 2104 c.c., il lavoratore è tenuto all’osservanza delle disposizioni impartite dal datore di lavoro o dai collaboratori dai quali gerarchicamente dipende.
Il potere del datore di lavoro di spostare momentaneamente il luogo di svolgimento della prestazione del lavoratore è sempre subordinato al rispetto dei limiti generali di correttezza, buona fede, non discriminazione e di sicurezza sul lavoro e tutela dell’integrità psicofisica del lavoratore.
- Come deve essere considerato il tempo necessario per raggiungere la destinazione?
Di prassi, il tempo impiegato per raggiungere il luogo in cui è richiesta la prestazione di lavoro non deve considerarsi aggiuntivo al normale orario di lavoro in quanto non rientrante nella tipica attività lavorativa. Pertanto, non è da intendere come lavoro straordinario ma come tempo necessario per gli spostamenti, retribuito con un’indennità di trasferta o di missione.
Può considerarsi come rientrante nel normale orario di lavoro vero e proprio solo nel momento in cui risulta essere funzionale rispetto alla prestazione. Ad esempio, se il lavoratore si presenta alla sede originaria per scoprire la destinazione e da lì si reca al luogo destinato, il tempo sarà considerato tempo di lavoro e quindi sommato all’orario di lavoro normale. Se il lavoratore è avvisato preventivamente e si reca alla località partendo da casa o da un luogo diverso dalla sede aziendale, percepirà un’indennità di trasferta in quanto considerato tempo di viaggio e non di lavoro.
- Qual è il regime fiscale delle spese di trasferta?
Per quanto riguarda l’indennità di trasferta l’art. 51 comma 5 del TUIR sostiene che tali importi non concorrono a formare reddito imponibile se di ammontare pari o inferiore ad € 46,48 per le trasferte effettuate nel territorio italiano ed € 77,47 per le trasferte effettuate all’estero.
I rimborsi spese relativi alle mere spese di viaggio non concorrono a formare reddito e non necessitano di specifica autorizzazione scritta da parte del datore di lavoro, è però necessario che gli importi da indennizzare siano specifici e adeguatamente determinati.
- Come possono essere giustificate e conservate le spese di viaggio relative alle trasferte?
Da sempre l’archiviazione degli allegati giustificativi delle spese di trasferta veniva effettuata in modalità cartacea, mediante l’effettiva conservazione dei giustificativi esposti dai dipendenti.
Recentemente si è iniziato un percorso di dematerializzazione e distruzione di questi documenti promuovendo all’interno delle aziende un sistema di conservazione informatizzato e tecnologico.
L’Agenzia delle Entrate si è pronunciata favorevolmente in merito a tale comportamento, chiarendo però, che i documenti che possono subire questo processo di dematerializzazione devono rispondere a determinati requisiti.
- Quali sono i requisiti e le modalità per la conservazione in formato elettronico?
I documenti analogici si distinguono in due categorie:
- Documenti analogici originali non unici, ovvero tutti quei documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi;
- Documenti analogici originali unici, tutti quei documenti che non rientrano nella definizione precedente.
Per quanto riguarda il processo di archiviazione informatizzata dei documenti originali non unici è da ritenersi correttamente eseguita senza necessità di intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie. Intervento, invece, indispensabile per quelli unici. Generalmente i giustificativi hanno natura “non unica” in quanto trovano corrispondenza nella contabilità dei terzi che li emettono. Per essere certi che tali documenti appartengano a questa categoria essi devono essere: immodificabili, integri, autentici e leggibili. Qualora il processo di ricostruzione del contenuto garantisca il rispetto di questi requisiti, nulla osta all’utilizzo del sistema informatizzato.
- E per i documenti emessi da Paesi extra UE?
Particolare è il discorso inerente ai giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE con i quali non vi sia un rapporto di reciproca assistenza fiscale o non sia assicurato un effettivo scambio di informazioni. Per tali documenti non si realizzano le condizioni affinchè si possa ricostruire il contenuto degli stessi per mezzo di altre scritture o documenti in possesso di terzi, pertanto tali giustificativi rientrano nella definizione di documenti originali unici e non si prestano quindi alla dematerializzazione.
Laddove, invece, i giustificativi siano stati emessi da soggetti economici di Paesi esteri extra UE con i quali sussista una reciproca collaborazione in materia fiscale, andrà fatta una valutazione se tali giustificativi possano essere ricompresi nella definizione di documenti originali non unici e pertanto si possa procedere alla loro conservazione in formato elettronico.
- In sintesi.
La prima categoria di allegati (a), gli originali non unici, è idonea alla conservazione elettronica ed alla successiva distruzione.
Per i documenti rientranti nella categoria (b) non sarà possibile procedere alla loro digitalizzazione ma andranno conservati in originale presso la sede aziendale.
Lo Studio rimane a disposizione per ogni altro chiarimento in merito.
Fonte: Informativa SEAC n° 369 13 novembre 2019
